De l'activité du calendrier au récapitulatif des heures facturables
Okou reconstitue le temps client depuis Calendar, Granola, Airtable et Xero pour validation humaine.
Qu'est-ce qu'un récapitulatif automatisé des heures facturables ?
Un récapitulatif automatisé des heures facturables reconstitue le travail client à partir des systèmes où ce travail a déjà eu lieu. Okou rapproche les événements Google Calendar et les notes Granola des projets Airtable et des enregistrements Xero existants, estime le temps manquant et montre les preuves et le niveau de confiance derrière chaque saisie proposée. Il ne soumet jamais de feuille de temps et ne crée jamais de facture automatiquement.
Pourquoi le temps facturable disparaît avant vendredi
Les équipes de conseil et de services terminent souvent le travail avant de saisir le temps. Le vendredi venu, les réunions portent des noms génériques, les relances courtes sont oubliées et des sessions internes peuvent passer pour facturables. Okou reconstitue la semaine à partir des traces d'activité et des dossiers de mission, puis attribue à chaque saisie proposée un niveau de confiance et une piste de sources.
Comment Okou reconstitue le temps sans surfacturer
Étape 1 : Connectez vos outils
Étape 2 : Demandez à Okou
Étape 3 : Allez plus loin
Comment Calendar, Granola, Airtable et Xero établissent les preuves
Okou a besoin à la fois de preuves d'activité et d'un rattachement client-projet valide avant de proposer du temps facturable.
Google Calendar : durée et participants
RequisLes événements établissent quand le travail a eu lieu, combien de temps il a duré et si des participants côté client étaient présents. Les descriptions privées peuvent rester non lues.
Granola : objet de la réunion et travail réalisé
RequisLes notes Granola distinguent un atelier contractualisé d'un point d'échange générique et fournissent le vocabulaire projet nécessaire à une description exacte.
Airtable : clients, projets et saisies existantes
OptionnelOkou rattache les preuves aux missions actives et vérifie ce qui a déjà été saisi. Les lignes proposées restent des brouillons jusqu'à validation.
Xero : contexte contractuel et facturation
OptionnelLes enregistrements clients et factures existants aident à valider l'entité facturable et à éviter la double facturation. Okou n'émet ni ne modifie de factures.
Okou face au chronomètre et à la mémoire de fin de semaine
Le workflow s'adresse aux équipes dont le travail client est visible dans les réunions et les livrables, mais n'est pas capté par un chronomètre en marche.
Un chronomètre
Précis quand on pense à le lancer, mais il ne reconstitue rien après coup et n'explique pas à quelle mission le temps se rattache.
La mémoire
Rapide mais faillible : on arrondit de mémoire, on oublie les sessions courtes et on compte parfois du travail interne par erreur.
Okou
Okou ne propose du temps que si l'agenda, les notes et les enregistrements projet le justifient, et expose l'incertitude avant toute soumission.
Conseils pour de meilleurs résultats
Questions fréquentes
Okou va-t-il soumettre les feuilles de temps automatiquement ?
Non. Il livre un rapport avec preuves, durée, client, projet et niveau de confiance. Une personne valide la saisie finale.
Comment Okou évite-t-il de compter les réunions internes ?
Il vérifie les domaines des participants, les notes de réunion, les enregistrements de missions actives et vos règles d'exclusion explicites. Les sessions ambiguës sont exclues ou signalées.
Okou peut-il reconstituer du travail hors réunion ?
Oui, lorsqu'un enregistrement projet ou un livrable lié fournit une preuve fiable. Le workflow ne doit pas déduire du temps de concentration non documenté d'un agenda vide.
Cela crée-t-il des factures dans Xero ?
Non. Xero est ici en lecture seule et fournit le contexte client et facture. La création de factures reste un workflow distinct et validé.
Différents clients peuvent-ils avoir des règles de facturation différentes ?
Oui. Stockez les incréments minimaux, les activités non facturables, les plafonds et les codes projet dans Airtable pour que Okou applique les règles de chaque mission.
Récupérez du temps facturable sans vous fier à la mémoire
Connectez Calendar, Granola, Airtable et Xero pour produire le premier rapport d'heures facturables.