Dalle attività in calendario al riepilogo delle ore fatturabili
Okou ricostruisce il tempo cliente da Calendar, Granola, Airtable e Xero per la revisione umana.
Che cos'è un riepilogo automatico delle ore fatturabili?
Un riepilogo automatico delle ore fatturabili ricostruisce il lavoro svolto per i clienti a partire dai sistemi in cui quel lavoro è già passato. Okou collega gli eventi di Google Calendar e le note di Granola ai progetti su Airtable e ai record già presenti su Xero, stima il tempo mancante e mostra evidenze e livello di confidenza dietro ogni voce proposta. Non invia mai un timesheet e non crea mai una fattura in automatico.
Perché il tempo fatturabile sparisce prima di venerdì
I team di consulenza e servizi spesso completano il lavoro prima di registrare il tempo. Entro venerdì le riunioni hanno nomi generici, i follow-up brevi vengono dimenticati e le sessioni interne possono sembrare fatturabili. Okou ricostruisce la settimana dalle evidenze di attività e dai dati degli incarichi, poi assegna a ogni voce proposta un livello di confidenza e una traccia delle fonti.
Come Okou ricostruisce il tempo senza sovrafatturare
Passo 1: Connetti i tuoi strumenti
Passo 2: Chiedi a Okou
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Come Calendar, Granola, Airtable e Xero costruiscono le evidenze
Okou ha bisogno sia di evidenze di attività sia di un collegamento valido tra cliente e progetto prima di proporre tempo fatturabile.
Google Calendar: durata e partecipanti
ObbligatorioGli eventi stabiliscono quando è avvenuto il lavoro, quanto è durato e se erano presenti partecipanti esterni lato cliente. Le descrizioni private possono restare non lette.
Granola: scopo della riunione e lavoro svolto
ObbligatorioLe note di Granola distinguono un workshop a contratto da un allineamento generico e forniscono il linguaggio di progetto necessario a una descrizione accurata.
Airtable: clienti, progetti e voci esistenti
FacoltativoOkou collega le evidenze agli incarichi attivi e verifica cosa è già stato registrato. Le righe proposte restano bozze finché qualcuno non le approva.
Xero: contesto contrattuale e di fatturazione
FacoltativoI record esistenti di cliente e fattura aiutano a validare il soggetto da fatturare e a evitare doppie fatturazioni. Okou non emette né modifica fatture.
Okou, timer o ricordo di fine settimana
Il workflow è pensato per team il cui lavoro per i clienti è visibile in riunioni e deliverable, ma non viene registrato da un timer in funzione.
Un timer
Preciso quando ci si ricorda di avviarlo, ma non ricostruisce il lavoro a posteriori né spiega a quale incarico appartiene.
Ricordo manuale
Veloce ma soggetto a errori: si arrotonda a memoria, si perdono le sessioni brevi e si rischia di conteggiare lavoro interno.
Okou
Okou propone tempo solo quando calendario, note e record di progetto lo supportano, ed espone l'incertezza prima di qualsiasi invio.
Suggerimenti per risultati migliori
Domande frequenti
Okou invierà i timesheet automaticamente?
No. Consegna un report con evidenze, durata, cliente, progetto e livello di confidenza. La voce finale la approva una persona.
Come evita Okou di conteggiare le riunioni interne?
Controlla i domini dei partecipanti, le note della riunione, i record degli incarichi attivi e le tue regole esplicite di esclusione. Le sessioni ambigue vengono escluse o segnalate.
Okou può ricostruire lavoro svolto fuori dalle riunioni?
Sì, quando un record di progetto o un deliverable collegato fornisce evidenze affidabili. Il workflow non deve dedurre tempo di lavoro non documentato da un calendario vuoto.
Questo crea fatture su Xero?
No. Qui Xero è in sola lettura e fornisce il contesto di cliente e fattura. L'emissione delle fatture resta un workflow separato e approvato.
Clienti diversi possono avere regole di fatturazione diverse?
Sì. Salva su Airtable incrementi minimi, attività non fatturabili, tetti massimi e codici progetto, così Okou applica le regole di ogni incarico.
Recupera tempo fatturabile senza affidarti alla memoria
Collega Calendar, Granola, Airtable e Xero per produrre il primo report delle ore fatturabili.