Von Kalenderaktivität zur Abrechnung von Stunden
Okou rekonstruiert Kundenzeit aus Calendar, Granola, Airtable und Xero zur menschlichen Prüfung.
Was ist eine automatisierte Übersicht abrechenbarer Stunden?
Eine automatisierte Übersicht abrechenbarer Stunden rekonstruiert Kundenarbeit aus den Systemen, in denen die Arbeit ohnehin stattgefunden hat. Okou verknüpft Google-Calendar-Termine und Granola-Notizen mit Airtable-Projekten und vorhandenen Xero-Datensätzen, schätzt fehlende Zeiten und zeigt zu jedem vorgeschlagenen Eintrag Belege und Konfidenz. Ein Timesheet wird nie eingereicht und eine Rechnung nie automatisch erstellt.
Warum abrechenbare Zeit vor Freitag verschwindet
Beratungs- und Serviceteams erledigen die Arbeit oft, bevor sie die Zeit erfassen. Bis Freitag haben Termine generische Namen, kurze Nachfassaktionen sind vergessen und interne Sessions können abrechenbar aussehen. Okou rekonstruiert die Woche aus Aktivitätsbelegen und Projektdaten und versieht jeden vorgeschlagenen Eintrag mit Konfidenzgrad und Quellennachweis.
Wie Okou Zeiten rekonstruiert, ohne zu viel abzurechnen
Schritt 1: Tools verbinden
Schritt 2: Okou fragen
Schritt 3: Weiterführende Aktionen
Wie Calendar, Granola, Airtable und Xero die Belege liefern
Okou braucht sowohl Aktivitätsbelege als auch eine gültige Zuordnung von Kunde und Projekt, bevor es abrechenbare Zeit vorschlägt.
Google Calendar: Dauer und Teilnehmende
ErforderlichTermine belegen, wann die Arbeit stattfand, wie lange sie dauerte und ob externe Kundenteilnehmende dabei waren. Private Beschreibungen können ungelesen bleiben.
Granola: Zweck des Termins und geleistete Arbeit
ErforderlichGranola-Notizen unterscheiden einen beauftragten Workshop von einem allgemeinen Austausch und liefern die Projektsprache für eine korrekte Beschreibung.
Airtable: Kunden, Projekte und vorhandene Einträge
OptionalOkou ordnet Belege aktiven Projekten zu und prüft, was bereits erfasst wurde. Vorgeschlagene Zeilen bleiben Entwürfe, bis jemand sie freigibt.
Xero: Vertrags- und Rechnungskontext
OptionalVorhandene Kunden- und Rechnungsdatensätze helfen, die abrechnende Einheit zu validieren und Doppelabrechnungen zu verhindern. Okou stellt keine Rechnungen aus und ändert keine.
Okou vs. Timer vs. Erinnerung am Wochenende
Der Workflow ist für Teams gedacht, deren Kundenarbeit in Terminen und Ergebnissen sichtbar ist, aber nicht von einem laufenden Timer erfasst wird.
Ein Timer
Präzise, wenn man ihn startet, aber er rekonstruiert keine Arbeit im Nachhinein und erklärt nicht, zu welchem Projekt sie gehört.
Erinnerung aus dem Kopf
Schnell, aber fehleranfällig: Man rundet aus dem Gedächtnis, übersieht kurze Sessions und zählt versehentlich interne Arbeit mit.
Okou
Okou schlägt Zeit nur vor, wenn Kalender, Notizen und Projektdaten sie stützen, und macht Unsicherheiten sichtbar, bevor etwas eingereicht wird.
Tipps für bessere Ergebnisse
Häufige Fragen
Reicht Okou Timesheets automatisch ein?
Nein. Es liefert einen Bericht mit Belegen, Dauer, Kunde, Projekt und Konfidenz. Den finalen Eintrag gibt ein Mensch frei.
Wie verhindert Okou, dass interne Termine mitgezählt werden?
Es prüft die Domains der Teilnehmenden, Terminnotizen, aktive Projektdatensätze und deine ausdrücklichen Ausschlussregeln. Unklare Sessions werden ausgeschlossen oder markiert.
Kann Okou auch Arbeit außerhalb von Terminen rekonstruieren?
Ja, wenn ein Projektdatensatz oder ein verknüpftes Ergebnis verlässliche Belege liefert. Aus einem leeren Kalender sollte der Workflow keine undokumentierte Fokuszeit ableiten.
Erstellt das Rechnungen in Xero?
Nein. Xero wird hier nur gelesen und liefert Kunden- und Rechnungskontext. Das Erstellen von Rechnungen bleibt ein eigener, freigegebener Workflow.
Können verschiedene Kunden unterschiedliche Abrechnungsregeln haben?
Ja. Hinterlege Mindesteinheiten, nicht abrechenbare Tätigkeiten, Obergrenzen und Projektcodes in Airtable, damit Okou die Regeln je Projekt anwendet.
Hol dir abrechenbare Zeit zurück, ohne dich auf das Gedächtnis zu verlassen
Verbinde Calendar, Granola, Airtable und Xero, um den ersten Bericht über abrechenbare Stunden zu erzeugen.